写作基础：了解公文的特点和功能
在机关日常工作中，文书准备和处理的工作量相当大，是机关工作的重要组成部分。小编收集和了解官方文件的特点和功能。欢迎阅读。
一、公文的特点
公文是政府机关在公务活动中形成的，是各级政府机关和组织行使法定职权、实施有效管理的重要工具，具有很强的实用性。其特点主要表现在以下几个方面：
1、公文有合法作者。任何人都不能随意制作官方文件。官方文件由合法作者制作和出版。这是公文与书籍、信息资料、通讯报道、一般文章和著作的显著区别，是公文的显著特征之一。
所谓法定作者，是指依照法律和有关章程、规定、决定成立的，能够以自己的名义行使法定职能权利，承担一定任务和义务的机关、团体或者代表组织的领导人。在中国，各级党政机关、社会团体、企事业单位，只要是依照法律、章程、法规等规定成立并存在，履行法定程序的，都是合法作者，都具有独立撰写外文文本的资格。比如各级党组织、人大、人民政府及其部门都是按照《中国共产党章程》、《_____宪法》和相关的《组织法》建立的。《章程》、《宪法》和《组织法》规定了这些机构的职能及其制定和发布正式文件的权力。
文件的合法作者是指文件的名称。也就是说，文件主要是以代理机构或者代理机构的一个部门的名义签发的。如国务院文件、某省人民政府文件以机关名义发布；某省人事部门、某县委组织部的文件以机关某部门名义发文；工会、共青团、妇联的文件以社会组织名义发文；工厂、学校、科研单位的文件以企事业单位名义发文。这些能在自己职权范围内发文的机关、部门或单位，称为行文单位。
有时，官方文件以国家领导人或政府机构负责人的名义发布。如_____主席令、国务院总理令、派出机构负责人对下属人员的任免令(或任免通知)。以领导职务的名义，他不以自己的名义出现，而是代表自己的职务发文，他也是合法作者。这是领导行使法律权威的表现。必须注意的是，以领导的名义发送文件时，机构的名称和职位应在他的个人姓名之前。比如_____主席，某市中级人民法院院长，某大学校长。这些人一旦不再担任这个职务，就失去了合法作者的身份。
2.公文具有法律权威。由于公文是党政机关、社会团体、企事业单位为了传达意图、办理公务、记录工作活动而发出的。这必然给文件以机关喉舌的地位。也就是说，单证可以代表代理机构说话，代表签发代理机构的法律权威。因此，文件成为各级组织开展工作的法律依据。例如，党的文件代表了党的最高领导机关——___的法律权威，传达了___的意见，因此在全党、全军和全国人民中享有很高的威望。党的路线、方针、政策是通过___文件传达的，是全国各条战线、各地区、各系统、各部门工作的依据和尺度。再举个例子
3.公文有特定的效用。公文的具体效用是指公文的实际效用，是由发文机关的法律地位赋予的。从每一个具体的文件来看，它都有其特定的实际效用，代表了其签发机关所赋予的法律效力和功能。例如，党和政府领导机关发布的每一项指示和决定，都要求下属机关认真坚决地执行。即使是通知，也需要当地接收机关阅读处理。下级机关的报告和要求也需要上级机关阅读或答复。具体的挪用档案有一定的时效性。没有文件总是有效的。有些文献虽然有历史文献价值，但总体上侧重于实用。文件在当前工作中形成和使用，为当前工作服务。一旦他们目前的任务完成，他们将被转化为档案保存，这将作为今后工作的参考和证明。
4.公文有规范的样式。公文有一个标准的文体，这是区别于书籍、信息、通讯报道和一般文章的另一个显著特征。公文作为党和国家具体领导和管理政务的工具，是机关的喉舌，代表着发机关的法律权威。因此，发布官方文件是一项极其严肃和具有政治意义的任务。为了维护公文的严肃性和权威性，方便公文处理，党和国家有关部门发布的一系列关于公文处理的规范性文件，对公文的行文作了统一规定，提出了统一要求。各级党政机关、社会团体、企业事业单位必须按照规定的样式(包括文体、文字格式和版式形式)发文，不能随心所欲。比如公文的结构和附加标志必须符合规定。一般来说，公文包括公文头、公文管理标识、公文号、公文标题、主送机关、正文、发文机关、公章、发文日期、主题词、抄送机关、发文说明。
5、公文有规定的程序。公文的签发和办理必须经过规定的处理程序。例如，正式文件的签发必须经过起草、核实和签发的程序。只有机关领导签发的文稿，才能印刷、印刷、传递。多个机关联合发文必须履行完整的会签手续；重要规范性文件需报请上级机关办理手续。任何人不得违反上述程序擅自处理。只有这样，才能保持公文的严肃性和权威性，也有利于政府机关文书工作的科学化、规范化和制度化，有利于提高政府机关的工作效率。
二、公文的作用
在机关日常工作中，文书准备和处理的工作量相当大，是机关工作的重要组成部分。文件是一个国家、一个政党、一个部门、一个社会组织、企事业单位行使职能、开展公务活动不可或缺的。没有文件，简直不可思议。一般来说，公文的作用是党和国家领导和管理政府事务、相互沟通和处理机关内部工作事务的工具。有角色才有地位。公文之所以在政府机关中占据重要地位，主要体现在它们在公务活动中的作用上。了解公文的功能是使用好这个工具的重要前提。具体来说，其功能主要表现在以下几个方面：
1、领导和指导。党和国家的各级领导机关可以经常通过发文来部署各部门的工作，传达意见和决定，对下级的工作给予具体的领导和指导。例如，党的中央领导机关通过风险评估明确了主要原则、政策、战略措施和工作步骤
党的领导是政治领导。党对国家事务行使政治领导的主要方式是通过法律程序将党的思想转化为国家意志，通过党组织的活动和党员的模范作用带动广大人民群众，实现党的路线、方针、政策。党发布的领导文件不是国家法律法规，而是我们国家的法律法规，包括法律、法令、行政法规，是党的政策的体现。因此，党的政策文件代表着党的权威，每个人都应该贯彻执行，并作为领导指导一切工作的基础。国家各级行政领导机关和业务部门根据党的政策文件，制定和发布各种指示、决定、计划、意见和通知，领导和指导下级机关和业务部门的工作。上级传达领导意图和下级落实相结合，将使文件成为一个环节，充分发挥领导和引导作用。
2、行为规范的作用。文件的规范功能是由其强大的政治和法律权威所赋予的。这种行为范数函数也称为调节约束函数。党和国家的各种法律法规都是以文件形式制定和发布的。这些规范性文件一经发布，就成为全党全社会的行为准则，必须遵守，不得违反。它在维护正常社会秩序、稳定社会生活、维护人民合法权益方面发挥着极其重要的作用。
必须指出，法律法规的规范功能不同于社会伦理的规范功能。违反社会公德会受到舆论谴责，法律法规的规范作用是强制性的。国家以强制手段保障其权威，凡违反法律或法规者，将受到法律制裁、行政制裁和经济处罚。比如《_____宪法》是国家的根本大法。根据《宪法》，制定颁布了《民法》、《刑法》、《刑事诉讼法》、《婚姻法》等基本法。如果有违反这些法令的情况，国家执法机关会“只问你”。违反法律法规(如公司章程、规章制度、规章制度等)的)，虽然不违法，但会受到批评、警告、记过甚至开除等行政处分，有的还会被罚款。这说明在它的有效范围内，这些法令和规范性文件必须成为人们的行为准则，必须执行，每个人都必须遵守。
3.传递信息的功能。文件是传递信息的重要渠道。政府事务信息，如决策、政策、假设和意图，往往是通过文件传输获得的。比如各级党政领导同志的工作活动，各地突发事件、社会动态、经济技术状况等信息的收集、传递和处理，工作情况的汇报，上级下达的决策和指示，下级执行上级指示存在问题的经验总结和报告，都离不开这个工具。上级领导机关通过对下级机关发送的报告、请求、报告、调查报告、简报、总结等进行审查，可以及时掌握下级机关的信息动态。这为上级机关指导工作、解决问题、决策提供了客观依据。再比如，下级机关可以通过阅读上级机关的指示、决定、通知和通知，及时掌握上级机关传递的信息动态。根据这些信息趋势，下级机关可以开展工作，及时完成规定的任务。至于同级机关之间相互使用、互不隶属的“信件”等文件，多用于直接交流信息、联系各种事务。通过文书的这种信息传递功能，各级机关形成一个向四面八方延伸的信息网络，机关的工作由文书传递的信息来处理和解决；美国和欧洲的关系
4.官方联系的作用。各机关单位在处理日常事务时，往往要自上而下与有关机关单位接触。随着改革开放的深入，各政府机构和单位之间的横向联系越来越频繁。政府机关公文的协调联络功能越来越重要和广泛。一个机关的工作活动不是孤立进行的，有时需要向上级领导机关汇报情况、提出问题；有时需要与一般机关单位就工作和业务进行协商、询问、回答或交流信息和经验；有时需要与相关企业、部门或单位签订合同和协议。公文在同一个系统中的上下级机关、同级机关和非下级机关之间，可以发挥官方联系的作用，沟通信息，协商工作，协调关系，处理问题。
5.凭证的记录功能。文件是办公室公务活动的书面记录。一般来说，绝大多数文件不仅传达意图和联系公务，还具有一定意义上的凭证功能。这是因为，由于每份文件都反映了签发当局的意图，接收当局可以将文件作为安排工作和处理问题的基础。有些单据有明显的凭证功能。如双方签订的协议和合同，其凭证功能是确认双方承诺和承担的责任和义务的基础。任何违反协议和合同条款的人都将被追究责任。可以说，形成这样的条件的目的是为了制作书面文件。
还有一些文档有明显的记录功能。比如会议纪要、电话记录、会议纪要、官方大事记、值班日记、各种登记等。都是公务活动的真实记录，可供日后参考。
文件不仅具有记录机关当前工作中的凭证的功能。同时，对于过去来说，它已经成为各级党政机关公务活动的历史记录。是政府史料的积累，是化解矛盾、澄清是非的证明，是数年后编纂史书的重要依据。因此，在完成其现实使命后，档案应归档保存，以供检索和利用。比如制定新政策，为了保持政策的连续性，还必须参考过去的文件；机构调整、人事任免、矛盾调解、政策落实等。还需要参考过去的文件。因此，作为记录和检索历史事件的基础，文献是不可忽视的。
