2015年商务文件写作基础知识
为了更有效地学习和应用写业务文档的方法和技巧，我们先来了解一下写业务文档的基本内容。
(一)商业文件的分类
在实际工作中，您可能会遇到各种各样的业务文档，根据它们的形式、内容和用途，大致可以分为以下几种类型：
1.按形式划分
以形式为划分标准，业务单据大致可以分为以下两类：
固定格式的业务文档
常见的固定格式商务文件主要有：商务合同、邀请函、通知、请示、回复。相比较而言，这类业务单据的格式有相对规范的要求。
非固定格式的业务文档
所谓的非固定格式业务文档在日常工作中经常被更广泛地使用，其中最常见的是随着计算机和网络而兴起的电子邮件。
2.按内容使用划分
根据内容和目的，商务文件可分为以下两类：
一般业务文件
常见的一般业务文件主要包括：通知、会议纪要、请示、回复、总结、备忘录、报告等。相对于礼仪类商务文书，这些文体的使用频率更高，所以在课程后面会专门讨论它们的写作方法。
礼仪商务文件
所谓礼仪性商务文书，主要是指贺信、贺电、请柬、请柬、吊唁信等。
(二)商务写作的作用
前面说过，写业务文档是很多人工作的一部分；而且每个人的工作首先是自私的，就是工作是为了生存第一，不是为了贡献，然后用利己来实现——公司或者单位好，只有个人才能好。所以业务文档的编写对于更好的完成大家的工作是非常重要的。
《福布斯》杂志创始人马尔科姆福布斯(malcolm forbes)曾经说过，“一封好的商业信函可以给你一个面试机会，帮你走出困境，或者给你带来财富”。换句话说，写好商务文件，一定程度上可以给大家带来很大的经济效益。
[案例1]
单向沟通的表现
日常工作生活中有很多单向沟通的例子，比如短信。一般情况下，无论对方是否想接收短信，只要手机开着他都会收到，而且他经常会根据自己当时的心情解读短信的内容。发送者的情绪通常难以传达，导致不必要的误解。
(三)学习商务文件写作的关键
商务文件写作的核心内容包括以下几个部分，是本课程的主要组成部分：
商务文件的编写步骤及相应的重点；
商务文件的写作技巧；
撰写业务文件的注意事项；
商务文件写作中需要掌握的例子。
(四)商务文件写作的特点和要素
1.商务文件写作的特点。提取业务文档的以下特征：
简单明了
俗话说“句中无赘，篇中无赘”，“简洁”是商务文件的第一特征。
精确的
所谓“准”，就是业务单据要“一个字放入公文，九牛拉不出来”，不要像“关门盖柴”的表述一样重复同样的意思三遍。商务文件的写作，在意思明确的前提下，要尽量用一段、一句甚至一个字来表达核心意思。
简单的
所谓“朴实”，就是在商务文书的写作中不刻意堆砌辞藻。如果一代文豪白居易还不这样做，我们也不用在这方面显示实力和水平。
坟墓
所谓“一本正经”，就是商务文件整体风格不要太幽默，笑话太多会大大影响文件的严肃性。
规格
商务公文写作在很多方面也具有很强的规范性，其中标点符号的规范化尤为重要，但往往被大家忽视。
2.撰写业务文档的要素
商务文件写作有以下四个要素：
物质
所谓“主题”，是指商务文档的中心思想，即作者想要表达的内容。也就是对方看到业务文档后要有作者想要的感受和动作。在主题上，要遵循“正确、实用、集中、清晰”的原则。
材料
好的商业文档不是一蹴而就的，围绕作者的主旨需要收集很多相关资料。在材料方面，要遵循“多收、严选、巧用”的原则。
结构
好的业务文档也要有好的结构，否则会造成很多不必要的时间花在不该浪费笔墨的地方，需要强调的内容也会相应弱化。在结构上，我们可以选择“文章和段落的组合，层次化的表达，逐项的公式”。
