公文写作的基本知识
一、正式文件概述
什么是公文？公文是公文的简称，是一级机关在行政管理过程中按照规定的格式为办理公务而制作的书面材料。
公文是党组织、国家机关、企业、事业单位、团体、学校以及党务、政务、技术活动、经济活动等其他公务活动的产物；公文也是宣布和传达政策法令、指导工作、报告和谈判国家事务的工具。
公文具有直接有效的导向作用。这个引导作用包括指挥、法律、执行、指导、宣传、教育、谈判等等。
写公文离不开政策和法律，必须符合党和政府的方针、政策、法规和法律。只有不断提高公文写作水平，才能不断提高办文质量，使公文发挥其特殊功能。
根据1993年11月国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》号规定，我国现行国家行政机关公文分为12类13种：命令(orders)；2运动；决策；适应症；公告和公告；注意；通知；报告；请示；10回复；11个字母；12次会议记录。根据1996年5月中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》号文件规定，我国各级党的机关公文有14种：决议；2决定；适应症；观点；通知；通知；公告；报告；请示；10回复；11条规定；12条规定；13个字母；14次会议记录。
以上两份文件是党政机关发布公文的依据，也成为企事业单位、社会团体、行业等的依据。当然，一些专职机关，比如军事、外交、经济、法律等机构，都有一些专门的公文。
公文的处理程序一般包括：接收公文；2单独和批量办公室；3次提醒；草稿；审核发布；数量和发行情况；备案(备案)；破坏。与写作直接相关的是草稿。
二、公文的格式和要素【ht[kh * 3/4]公文有规定的格式，公文要按照规定的格式书写。这样可以保证公文的完整性、准确性和程序化，方便公文的处理，提高运行公文的工作效率。
正式文件的格式要素一般包括：
(a)发行机构(版本)
发证机关为公文作者，发证机关应写出机关全称或规范化简称。同级政府、政府部门、上级政府部门、下级政府可以联合撰写文章，各级政府及其部门也可以与同级人大常委会、军队、人民团体、事业单位、行使行政管理职能的公司联合撰写文章。几个机构联合写文章，先安排主办机构。
版头是发行机构的标志。目前，我国使用的公文标题有三种：
1.由发证机关全称或标准化缩写加“文件”二字组成，以大字母为中心，印在文件首页上方，俗称“大版”。如《浙江省人民政府文件》、《浙江省人事厅文件》。
2.发行机构全称或标准化缩写加括号标注流派名称，俗称“小版本”。如《浙江省人民政府(通知)》、《市教委(函)》。
3、印有发证机关全称的公函纸，为抬头。
至于几个机关联合行文，可以用公文主持一个机关的版本，也可以用所有联合行文机关的版本。
(二)文件编号[高温文件编号是打印同一文档的多个副本时每个文档的序号。它位于左上角
紧迫性是指对文件传递和处理速度的要求。紧急公文分为“极其紧急”和“紧急”，分别标注在版头左上角“密级”下。电报分别标为“急”和“急”。
(5)文件编号[高温文件编号指由发证机关编制的正式文件代码，简称文件编号。由发证机关代发字、签发年份、签发序号三部分组成。出版年份用六角括号括起来。如1998年国务院发布的12号文件，文号为“国发[1998]12号”。帖子号位于版头和红线中间。如果是官方信笺制作的，则位于标题的右上角。几个机构联合发文，一般只注明主办机构发文数量。
(6)发行人不同于签字人。签名是指一些需要以本机关行政首长名义签发的公文，需要签名或者盖章后才能签发。发行人有两种情况：一是代理机构负责人在批稿后签字，同意发行；二是向上级机关报送请示、报告时，必须注明发行人。这是指后一种情况，发行人名称贴在版头红线以上的邮政编码右侧：“发行人： ”。为了使正式文件看起来对称，文件编号应相应地向左移动。重要或涉及面广的，必须由主持日常工作的正副领导签发。
(7)标题
公文标题位于版头下方中间，通常在版头和标题之间，以红线作为区分标志。如果一份文件没有标题，标题就放在公函纸总行名称下红线的中间。
公文标题由发文机关名称、主题(原因)和语言三部分组成。比如《_____保守国家秘密法》，其中“国务院”是发证机关；“加强血吸虫病防治”是原因；《决定》是剧本。介词“关于”和表示主要内容的短语一般用来构成介词结构。
撰写公文标题时，应特别注意以下几点：
1、批准或转发文件的标题，一般由批准或转发机关的名称、被批准或转发文件的标题、语言三部分组成。比如《实施细则》。批准和转发公文标题，要杜绝介词和语言的重叠，如“关于”中的“关于”、“通知”中的“通知”。同时需要注意的是，除已批准的规范性文件的标题外，原标题不增加任何标题。
2.公文的主要内容应当简明准确地概括。比如某市人民政府清理了历年制定的规范性文件，有几十个是应该废止的。在发文时，显然不可能将这些被废止的规范性文件的标题全部列为理由。即使只写一个，加“等”字也嫌长，但概括为“废止部分规范性文件”，简洁明了。
3.在起草标题的时候，一定要准确的选择和标注体裁，不能自己创作体裁。
4.标题的编排要对称美观。除一行标题字数较少外，两行以上可排列成宝塔形，或长度一致的双平行形或三平行形。转行时，不要拆开特殊名词甚至人名、地名、机构等词。
5.除了书名的使用，公文标题一般不加标点符号。如果标题太长或中间需要停顿，可以用空格或新行表示。例如：
国务院关于依靠科技振兴农业的决定
(八)主要送达机关
关于加强农业科技成果推广的决定
主送机关是发文机关要求办理或回复公文的其他机关。除直接向社会发布的公文外，公文应
3、对下级请求的答复，只能发送给原请求机关(单位)、有关机关(单位)，并附复印件。
4.主送机关应书写规范的通用名称，如xx省人民政府的通用送文文件，主送机关应书写“市县人民政府、各地区行政公署、省政府直属单位”。
(9)文本
正文是公文的主体，反映公文的具体内容。紧接在主送稿机关之后，正文要写在两个空白处。(写作见下文)
附件
附件是根据文本需要附加的补充文本或提供参考材料的文件或资料。附件附在正文之后。
(十一)印章
印章是权威的象征。公文印刷，是公文制作机关确认公文的有效性。印章印在公文的右下端，不压上面的文字，骑年盖月。印章应清晰正确。联合报送的非规范性文件应当由主报机关盖章，但应当在首页注明会签机关的发行人名称。联合发布的公文应当加盖公章。以行政长官名义书写的公文，前面有一个帖子，后面有一个签名章。党的文件、一般文件和特定版本的文件不加盖发证机关的印章。这和国家行政机关的公文差别很大。
(十二)书面时间
一般是公文的发文日期，标注在公文的右下角。联合行文的书面时间以最终发文机关领导的发文时间为准。会议讨论通过的正式文件以会议通过的日期为准，会议名称和会期应写在括号内，并在正式文件标题下标明。
(十三)注释【ht注释用于说明公文其他方面不便说明的各种事项。如需对术语进行解释，或用于表明正式文件的阅读范围和用法，应在签名下单独划一行两个空格。其中阅读范围是对阅读对象的规定，也要用六角括号括起来，如【送省军区级】、【送县团级】等。
(14)主题词【ht】主题词是针对本公文中提到的主题，由规范的词和语言组成，以便日后根据公文的主题和语言进行检索。制作公文主题词列表，是为了方便准确选择列表中的词，防止随意性。上报的公文应当标注《上级机关公文主题词表》规定的主题词。一个文档至少用两个关键词，一般不超过七个。比如《国务院关于加强血吸虫病防治工作的`决定》号文件有四个关键词：“企业”、“运营”、“效益”、“通知”。由此也可以得出结论，主题词必须正确反映公文的内容特点和归属类别，要有层次性，不能与标题混淆。
(15)复制权限
农民工cc机关是指应该知道本公文内容的相关机关，虽然不主办。抄送机关的名称应当写在公文末尾“关键词”后的两条等长平行细实线内。
(16)发证机关和时间
发证机关是发证机关的办公部门；打印时间，通常是打印时间，被放在cc权限的细实线下。
上述文件格式要素应根据文件中的规定进行合理安排，以显示文件的严肃性。随着办公自动化的逐步实现，格式元素和布局更加严格和规范，同时会增加一些格式元素。
三、公文的写作方法
起草公文必须符合下列要求：
(一)符合国家法律、法规和规章，符合党和国家的方针、政策和有关规定。如果提出新的政策和规定，它们应该是切实可行的，需要在单独的表格上加以解释。
(二)该
(5)结构层次序数依次为“一”、“一”、“1”、“1”。
(六)公文中应使用国家法定计量单位。
(七)引用公文，标题应先引用，后加正文号和括号。
(八)用词准确、规范。使用缩写时，首先要使用全称，并注明缩写。
(九)请示性文件应为一条，报告不应含有请示性事项。
公文写作主要有两种方式：一是通过叙述和推理来表明目的。
公文的文体分为三种：上体、下体和平行体。无论哪种方式，公文的正文一般都是从叙述、推理、目的(或结论)三个方面来写的。叙述是讲述事实，推理是推理，目的(或结论)是指要求对方做什么，或者对某一事项所做的结论。目的要用叙述和推理来表明。具体来说：
(一)向上级机关写批示的公文，一般先说明情况，然后提出自己的意见，最后提出要求，请上级机关批准。
(二)写说明性文件，一般是先陈述情况，再写做法，最后请领导机关或上级对下一步工作给予指示。
(3)给同级权威写协商好的公文，往往是先要，再按什么规定，最后求助解决要解决的问题。
(4)向下级机关下发指示性公文，通常是先写条件，再写如何解决，最后提出具体的下级执行措施。
(五)写答复(回复下级要求的公文)，一般根据沟通中需要解决的事项，再写审核意见，最后要求下级落实答复。
通过叙述和推理来表明目的，意味着进行深入的调查，真正掌握情况，进行分析和研究，使理由充分，观点正确。拟议的目的既考虑到实际需要，也考虑到可能性。所以材料一定要真实可靠，论据确凿，推理符合政策方针，有针对性，实事求是。这样公文的目的就清晰具体了。
第二，文字表达简洁、准确、清晰。
简洁就是简洁明了。除综合报告外，正式文件采用一文一案制度。写的时候要反复仔细的压缩文字，去掉不必要的空洞文字。长的公文也要“开门见山”。同时，公文对清晰度的要求比一般文章更严格。其语言以风格原则为基础，力求通俗易懂，能说明问题。不允许自制简体字。它的语言必须符合语法，正确使用标点符号。准确地说就是准确和恰当。公文必须符合准确原则，逻辑地运用概念、判断和推理。在表达上，既要注意内容的正确性，又要忽略形式的准确性。从内容到形式，从篇章结构到词句，都要与主题高度平衡统一。
条理清晰意味着公文的版式和其他文章一样重要。所有冗长的官方文件都应该开门见山。首先要提出要点，即在开始的时候，用非常简短的句子说明全文的目的或结论(新闻学上称为“引”，即古汉语所说的“做一篇演讲稿活在其中，这是对一篇文章的警示策略”)，以引起读者的注意，使读者先在头脑中得到一个大概的概念，不得不继续阅读。然后，做必要的解释。当一个长文档被分成几个部分时，每个部分也应该采用这种方法。当一个文档有多个含义或要求时，一定要注意顺序，分清层次，用数字标注段落和项目。这样，你就可以公开了
