公文写作基础知识：公文文本格式
公文格式一般由三部分组成：公文面格式、纸张格式和排版装订格式。以下是小编带来的正式文件的文本格式。欢迎阅读。
文档面格式
(一)发证机关(也称“版本”、“文本”)
版头是发证机关的标志，合法、权威、有效，通常以红色设置，以示庄重。常用的公文标题有三种：
1、由发证机关名称加上“文件”二字。
例如：国务院文件
2.版头只能使用发行机构的全称或标准化缩写。
例如：江苏省人民政府
3.几个同级机关(如江苏省人事厅、江苏省科委、江苏省财政厅)联合发文，可以冠以主办机关名称(江苏省人事厅)。(例1)，但联合书写单位的名称应标注发证机关的签名；也可以在几个同级机关的名称中加上“文书”二字(例2)，但应先排列主办机关。前者多用于向上书写，后者多用于向下书写。
例1:江苏省人事厅文件
例2:江苏省人事厅
江苏省科委文件
江苏省财政厅
4、有时根据工作需要，同一机关也可以制作专门的公文版本。
例如：* * *人民政府令，* * *人民政府任免通知
发证机关的名称必须使用全称或标准化缩写，一般使用22 mm *15 mm(高*宽)的黑色异体字。联合书写，根据器官数量，选择适当大小的宋体。在民族自治地方，可以用自治民族的语言文字印制发证机关的名称。在公文首页图文区的第13-22行和第37-46行用红色打印出公文首页和首页下的一条细横线(宽140mm，高1mm)。添加到收藏
为了保证公文的权威性和严肃性，除了“公告”和“公告”外，各类公文都需要使用公文头。发证机关的正式文件版本一经确认，不能频繁更改。
(2)紧急
分类是指公文的保密程度。公文的保密内容应当标明“秘密”、“机密”、“绝密”，公文的“绝密”、“绝密”还应当标明副本的编号。秘密紧急标注在公文首页左上角区域。告急标志是一颗五角星，即“”。急签在五角星之前，截止日期在五角星之后，比如保密20年。
紧急文件的份数是同一文件的一份副本在其总印数中给出的序号。一个文件，有一个编号，按顺序列出，以便检查和偿还。副本编号应标在分类识别区的前一行，用6个阿拉伯数字。例如，如果文档编号为“000068”，则意味着该文档在总打印次数中排名第68位。
(3)紧急程度
文件处理必须及时、准确和安全。紧迫性是对文件传输和处理速度的要求。标明紧急程度，以引起特别关注，保证公文的及时性，保证紧急事项的及时处理。秘书科要努力做到“当日签收，当日登记，当日提交一批，当日转办”。特别是对于紧急公文，要贯彻“急件、专件”的原则，抓紧办理。写作时要根据紧急程度分别标注“极其紧急”和“紧急文件”；紧急电报应分别标明“紧急”、“紧急”和“紧急”。特殊情况下，也可以标注为“在*日*送达”。紧迫性标在t的右上角
发文字号由三部分组成：发文机关生成的字符、发文年份和序号。年份用公元年，两边用阿拉伯数字加方括号“]”。比如郑万[1997]18号，“郑万”是江苏省人民政府的代表字，“[1997]”是出版年份，“18号”是1997年出版的序号。几个机构联合撰写正文，只标注主办机构出具的文件数量。有发文机关加“文件”字形成表头的文件，文件编号一般标注在表头下方，横线上方居中；只使用发文机关在撰写开始时所写的文件，文件编号标注在横线右下角，文件标题上方。
提交的正式文件应注明发行人。联名上书还应注明联合发行机构的发行人。发行人名称应标在标题下方、横线上方的右侧，或横线右下角、文件标题上方。同时，帖子号被移到左边。
机构代字要相对稳定，不要频繁更换。为保证文号的规范化，防止重复号、漏号、错号，文号由发证机关文秘部门管理编制。
(5)公文标题
公文标题揭示了公文的主要内容。要求准确简洁。标准化文件标题一般应包括三个部分：签发机关的名称、主题(原因)和文件类型。除了这三个部分，还有一个介词(如“about”、“right”、“in”、“for”、“give”等。)加在发文机关名称和公文主题之间，在公文主题和公文类型之间加一个结构助词“的”。比如《国务院办公厅关于印发《国家行政机关公文处理办法》的通知》，其中：“国务院办公厅”是发文机关的名称，“关于”是介词，“印发《国家行政机关公文处理办法》”是公文的主题，“得”是结构助词，“通知”是公文的种类。除了发布规范性文件，还可以添加标题，一般不使用标点符号。
公文标题居中于公文首页红色横线下，在正文上方空白行排列。
有下列情形之一的，公文标题可以省略发文机关名称或者公文主题。
1、使用一套正式的红色文件版本，文件标题可以省略发证机关的名称。例如：《关于印发《江苏省行政机关公文处理实施细则》的通知》。本文件以江苏省人民政府办公厅固定文件头发文，因此公文标题省略发文机关名称。
2.发布已发布的文档时，某些文档标题可以省略文档的主题部分。例如：《铜陵市人民政府令》。
会议讨论和批准的文件可在标题下添加标题，在括号中注明某一年的某一天由某一会议讨论和批准。
公文标题字数不宜过大，可根据情况排列成一行或多行。公文标题多行排列时，尽量不要将人名、地名和两个以上的字或数字分开，以免歧义。
(六)主要交付机关(也称“查阅机关”)
主送机关是指请求发文机关办理或者回复公文的机关。主要交付机关应使用全称或标准化简称；当没有一个主要交付机关时，应根据其性质、级别和有关规定或做法按顺序安排；同类型机关可以统称，如“省政府部门”。主发送权限要明确具体，标在文档标题下面，正文上面，在顶格从左到右写，返回顶格，末尾加冒号。
在确定主要交付权限时，应注意以下几个方面：
1,
4.张贴“公告”、“通知”等需要群众知晓的文件，一般不发给主要机关；会议讨论通过的正式文件，如“决定”、“会议纪要”、“命令”，应在文件末尾抄送栏的顶部标明。
5.对于参考文件，不需要指定主发送权限，但“主发送”和“抄送”可以合并成“分发”，打印在原“抄送”位置。“分配”一栏一般分为三个层次：一、上级领导；二、文件内容涉及的相关单位；第三，要复制到知名单位。
(七)正文
正文是公文的主体部分，用于表达公文的内容，传达发文机关的意图。公文写作的一般要求是：内容符合党的方针政策和国家的法律法规，情况准确，措施要求扎实具体，观点明确，组织清晰，文字通顺精炼，行文工整，标点正确，篇幅短小。
当文字占据了文件纸的整页，需要更改发证机关的签名和书写时间时，必须在第一行标注“本页无文字”和括号，然后在下方适当位置标注发证机关名牌的书写时间。
(8)附件
附件是指附在正文后面的文件、资料、图像和视听资料，是一些公文的重要组成部分。有的附件起到补充和澄清的作用，有的起到解释和注释的作用，有的起到确认和执行的作用。附件应在正文后和书写时间前标明顺序和名称。除特殊材料制作的配件外，一般配件应在正文背面装订在一起，不分页。签发、批准和转发的文件应视为正文，而不是附件。
(9)发证机关的签名
除电报和会议纪要外，大部分文件的签发机关均须盖章。
印章是代表机构或领导人的标志，是行使法定职权的一种印章凭证。法定机关印章合法、权威、有效。加盖公章是发证机关正式生效并正确确认文件的一种证明。
与公文标题一样，印章必须使用全称或标准化缩写。打印位置在书写日期的中间。要求正文不要压在最上面，年份要覆盖月份。必须正确清晰地盖章。
(十)书面时间
书面时间以领导签发的日期为准；联合发文，以最终发文机关领导签发日期为准；会议讨论通过的正式文件一般以讨论通过日期为准；电报，以发送日期为准。
书写时间一般标注在正文后的右下角。会议讨论通过的正式文件，如决议、决定、规定等。一般都是在公文标题下中间用括号标明会议的时间和名称。
书面时间一般应以正式文件生效并执行的日期为准。但发布法律法规的公文除了标明发布时间外，还具体公布了具体实施的年、月、日。书写时间用汉字书写为下一年、月、日，年用年全称，不能缩写或省略。比如1997年1月8日既不能写成“1997年1月8日”，也不能写成“1998，元八”。书写时间必须按规定标注，严禁标注起草、审核或打印时间。
(xi)注释
笔记是用来说明公文中不方便在其他地方说明的事项。如需要解释的名词性词语，或者用于表示公文交流范围的词语等。笔记的内容一般单独标注，并括在书写日期左下方、主题词上方的括号内。如：“(此件送乡镇人民政府)”；”(此片开放给t
抄送机关为协助办理需要了解公文内容的，或者知名机关应当在公文主题词下端、发文机关上方标注，以两条等宽(宽140mm，高1mm)的平行细实线为界。抄送机关的全称或规范化简称，应根据机关的性质、权限、隶属关系，在“抄送”后依次标注其他逻辑关系，过渡时应与前一行平行。cc机关一般按照上级机关、同级机关、下级机关的顺序排列，同级机关按照党政军团的顺序排列。不同级别或相同级别的单位之间使用逗号，相同级别和性质的单位之间使用停顿。
