通知信和回复信很接近。两者的主要区别在于，回复信是回答对方提出的问题，通知信是告知对方情况。通知信的正文通常包括两项。一是说出原因。解释发出这封信的原因。二、需要告知的事项。简洁明了地描述相关事项的具体内容和应注意的问题。
信件的结构和书写
(1)标题
信函的标题一般由签发机关、事由和语言组成，有时也只能由事由和语言组成。
(2)文本
1.开始。写作的原因、背景和依据。
一般来说，信的开头或说明应以上级有关指示精神为依据，或简述本地区、本单位的实际需要、疑虑和困难。
回复的开头引用了对方发的信的标题和编号，有的回复还简单描述了信的主题，和书面回复基本相同。然后在一些回复中，以“相关问题回复如下”的语言介绍主要问题，即回复意见。
例1:
通知信
尊敬的：
我们理解你方3月10日的来信，所以我们在信中强调了交货的重要性，并尽一切努力在4月30日前交货。
虽然货物已经装船，但我们没有收到你方的任何信息，所以我们别无选择，只能取消订单。因为我们的客户坚持交货日期，这样做真的很无奈很遗憾。
发信人
例2:
通知信
尊敬的：
你订购的货物的出口许可证已被批准。我们通知您，货物将在八至十天内完成。我们建议凭_____中国银行出具的不可撤销信用证即期付款。
一旦我们收到你方的确认，信用证将被开立，货物将被装运，单据将被寄出，作为与银行结算的基础。
崇拜
发信人
联系信函示例
例1:
联系信
尊敬的：
信用证的修改如下：
根据我们收到的信用证，付款条件是见票后120天。但是我们需要的是即期信用证。这一条款已得到你方同意，并在你方订单中明确说明。因此，请按照列表中的说明进行修改。货物将于本月20日交付。请根据我们的要求立即修改。
崇拜
发信人
例2:
联系信
尊敬的：
感谢你方来信提醒我们9月16日的延期付款。我们打算全额付款，但由于当地季节性贸易疲软，我们的客户付款非常慢。
因此，我公司暂时不方便支付总额。今天，通过中国银行，我们用电报发了过来，你可以在一两天内收到。我们希望你能理解我们的困难并给予我们帮助。
发信人
请求信示例
例1:
请求信
尊敬的：
感谢您来信询问铬镍钢铁公司新手袋的目录。我们将把你需要的目录单独寄给你，希望你对所列的条件感兴趣。
订单的数量和价格在表上分别列出。同时，该表也可以作为订单使用。一般情况下88 ~ 98页会有很多新款，这是今年手袋展的一个时间。请注意。
由于我们已经收到大量订单，必须全力以赴完成，我们建议您尽快通知我们的产品说明。
发信人
例2:
请求信
尊敬的：
今天，我们公司送给您一瓶新上市的样品酒，以示敬意。并期待您在家尝试一下。如果你试一试，你会同意我们认为给每个家庭主妇买饭是必要的。
这种酒是甜酒和酒精的最佳混合物。喝几杯后会散发出醇香的味道，对食欲特别有效。这种好酒从悉尼装运，每打20美元，包括运费。
按照一般信用证，贸易折扣是20%。我们附上一份特殊的卡订单。请填好并放入邮箱，以便我们处理。
发信人
2.主题。写下需要ne的事项
书信，或者书信和回复一般比较单一，可以结合写的原因。如果事情复杂，就分别写。
3.结论。不同类型的信有不同的结论。如果书面只告知对方事项而没有对方回复，结论中常用“特此告知”和“特此告知”。如果要求对方回复，用“希望回复”、“希望回复”、“请立即回复”等词。很多批准函结尾都用了“请批准”、“请大力帮助”、“希望同意”、“希望拨款是荷兰”等成语。回复结论中常用“回复此处”、“回复此处”、“回复此处”等成语。有些信不写结语。
v.注意问题
1.注意批准函和请示的区别。向有隶属关系的上级机关请示批准，向无隶属关系的业务主管机关请示批准。主管机关应以审批函答复审批请求。
2.开门见山，言归正传。无论是发函还是回复，都不要旁敲侧击，避免空谈、陈词滥调和含糊其辞的讨论。
3.一文一信，简洁明了。
4.语言要规范得体，体现信函的语言特点。用和平、礼貌、真诚的语言发函，尊重和尊重主管机关，对下级单位和平，对平行单位和不隶属单位友好。避免使用生硬和命令式的语言。回复，态度要明确，语言要准确，避免含糊笼统，犹豫不决。
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