一，语言的特点
掌握应用文语言的特点，即语言的忠实性、针对性、规范性和专业性
作者的语言运用能力主要体现在对各种文体语言的敏感和有意识的把握与发展。应用文因其交流业务、传递信息、宣传政策、讨论问题，甚至记录凭证的实际要求，必须有自己的特色：
1.可靠性
为了使各种信息获得读者的信任，他们的语言应该真实可靠，弃伪存真，弃浮存真，不夸张，在现实中获得自己的生活。为了语言的可靠性，我们必须做到以下几点：
(1)把握分寸的表达。区分正当使用和不当使用，高与低，大与小；事情的范围和性质要适当的描述和总结。要求表达的意义明确，词语的内涵和外延明确，排除一切会导致歧义、多义、似是而非的符号和隐喻，避免误解和误导。如“成绩”与“成绩”，“错误”与“缺点”，“多数”与“绝大多数”的区别，“部分”与“多数”的界限。
(2)表演要真诚。‘诚’是要求真实的内容，而不是空话、空话；不能摆架子，哗众取宠；‘达到’就是要求语言把内容表达清楚原样，避免虚假的文字和谎言。如介绍商品，性质、功能、售后服务、价格等。必须实事求是，不吹牛，不护短，才能在感情上赢得客户的信任。“王婆卖瓜自吹自擂”的套话，“引领世界新潮流”、“名扬天下”的套话，只会断信读者，最终削弱商品的竞争力。
(3)数字要准确，用词要恰当。借助科学有说服力的数字，发现问题，分析问题，解决问题。但是要注意不要把它们混在一起。如果数字发生变化，要明确‘增加了多少’和‘增加了多少’是不一样的；与数字相关的词语要有明确的概念，如‘上’，‘下’，‘不足’，‘超过’，‘小于’和‘大于’，不要引起读者的怀疑。例如，不要在“超过100公斤”和“低于100公斤”后留下“100公斤”的问号。
2.把……作为目标
也就是看对象说话。很多应用文的语言受到客观环境、政策法规的制约，所以要看表达的对象，因人而异，因事而异，因时而异，因地而异。对于领导来说，语言庄重，文字朴实；对于群众来说，要求简单朴素，语言通俗；在介绍一种商品时，要注意具体的对象、环境、内容和要求，做到随机变化，获得最佳的传播效果。针对性强，能让文章有针对性，有助于解决问题。
3.标准化和专业化
应用文的语言不同于其他写作，以书面语为主。特别是在一些语言中，比如命令，我们只能用书面语而不能用其他文体，使用大量标准化、专门化的词汇。体现了以下特点：
(1)具有词语的稳定性和选择性的统一。词的稳定性是指某些固定词在一些应用文写作中使用相对稳定。如果介绍信总是以‘特此’开头，许多官方文件都以‘特此’结尾。所谓选词多数应用文都有一套相对固定的规范性成语，供人们写作时选择。这些成语多用于应用文的标题、开头、引用、过渡、结尾。例如，在开篇的话中，鉴于，对于，对于，由于，遵从，根据，依照，跟随，拥有，服务，和最近；这一点，请务必重要，希望，这一顺序，这一回复，以及希望在结束语中予以遵守，并希望酌情处理，特此公布。我特此向您发送上述报告，请审阅，如果没有，请给出说明，如果上述报告正确，请给出说明等。
(2)具有句法稳定性和灵活性的统一。句法稳定性是指某些类型的句子在应用文本中具有很大的权重。如果要在总结中汇报情况，请示时说明原因，在求职信中介绍自己等。而且主要用陈述句。应用文往往需要在一些陈述的基础上提出要求，无论是上下级还是上下级。比如‘请遵照以上通知’，‘请领导审批’等等。句法灵活性是指在稳定的基础上适当求新求变。灵活恰当地选择句型可以使写作多样化，从而增强语言的表达效果，增强文章的外在美。比如定义事物，要用长单句，判断句；描述事物时用短句；下命令要用短句，简单句，主动句。总之，选择什么样的句式要根据表达内容灵活掌握。
(3)力求简洁庄重。在应用文本中，经常会用到一些文言词语，如“精、已、子、子、子、将、特、哲、荷、取、于，然后，因为这个原因，还有它、易、超、治、易、商、徐、魏、于
(4)用图式代替语言。图式包括图表、绘画、符号、照片、表格、公式等。它广泛应用于应用文写作，尤其是科技应用，成为一种常见的辅助书面语言，从而形成应用文写作语言的另一大特色。
