二、语言使用的要求
掌握语言使用的基本要求，即语言要准确、清晰、简洁、平实、自然、恰当、生动、具体
1、准确清晰
准确，就是用最恰当的词句如实反映客观事物，表达作者思想。清晰，是指表达要有条理，意思明确。具体来说，应该是：
(1)用词造句准确。准确用词是指把握词语的适当限度和适当性的能力。要选择关键词，使用准修饰语。能够仔细区分同义词和近义词的用法。范围广、程度深、情感褒贬、格调高雅、词性差异等。可以熟悉心灵和婚姻。比如‘散’和‘散’都表示‘不集中’，而‘散’是贬义形容词；“分散”是一个中间动词。“道德败坏”是准确的，“道德败坏”是不准确的。另外，应用文经常用数字来说明问题，揭示事物之间的数量关系，所以数字的使用要准确。
(2)用词用句流畅。意思是语法和逻辑。流利也是语言准确的保证。
(3)注意语义清晰。有时由于特殊需要，必须使用一些模糊语言，即一些外延不确定、意义模糊、应用灵活的词，如“最近几年”、“随处”、“有时”、“大多数”。相关部门'，'条件允许时'等。恰当地使用这样的词语不仅可以增加写作的灵活性，而且有助于准确地表达意思，但应该谨慎使用。
2、简洁明了
简洁。简洁就是用更少的文字清晰地表达更多更丰富的内容。我们应该抓住问题的关键，直奔主题。主要应该做到以下四点：
第一，要善于观察事物，深刻理解事物，明确认识写作对象，把握问题的关键。
二是要反复锤炼，提高概括能力，杜绝堆砌修饰语的现象；适当使用缩写，如‘五讲四美’。
第三，要把所有的套话、空话、有重复含义的话都删掉，这样才能对繁琐的工作进行操作。克服繁琐的问题是语言简洁的前提。
第四，适当使用文言词语。文言词语(包括成语、典故)简洁明了，富有表现力，在写作中要适当运用。但是，‘简’要恰当，‘简’不要理解，不要暧昧。千万不要为了简单而造词。不分青红皂白的缩写，对文言文的滥用，对写作所必需的某些程式化语句的排斥。(2)明确。说清楚就是说清楚明白，一个是一个，一个是两个。明确一点，第一，一定要体贴，尽力；第二，要注意词语的通俗性，不要使用生疏晦涩的词语；第三，使用数字时，只需要写出计算结果，不需要表达具体的计算过程。
3.质朴自然
应用文语言要平实，简单，流畅。说明事实，说明真相。不搞‘曲笔’，不夸张，不堆砌辞藻，不追求华丽，不矫揉造作，不使用生僻字，把理解、现实、自然放在第一位。
4.合适，合适
体面。应用文实用得体。主要应该做到以下三点：
第一，要适合特定的风格。根据文体要求选词造句，词、语气、风格要符合具体要求。保持风格的语言特色和风格。比如公文要庄重，调查报告要平实，学术论文要严谨，许愿、感谢、哀悼、询问要有感情，广告要用模糊的语言，说明书要具体，商务沟通文件的语言要委婉，合同书的语言要严谨，政策法令要庄重严肃，喜讯要热烈愉悦，应用要委婉平和，问题分析要有理有据。
第二，语言适合书面应用文体的需要，需要优雅的时候，绝不低俗；需要委婉的时候，千万不要直接表现出来；需要明确的时候，千万不要含糊；需要歧义的时候，从来都不准确。
第三，要考虑作者自身的身份，阅读的对象，稿件的单位，写作的目的，甚至要考虑与客观环境的和谐。比如，如果需要发布或发帖，语言要通俗易懂；如果需要阅读或广播，语言要简洁流畅，便于阅读；在写信时，要根据远近关系使用相应的语言，尊老爱幼；公文的书写要根据不同的语言和书写关系使用相应的语言，否则会不合适。(2)适当。恰当的语言是指语言要符合一般的语法规范。
